Hace unas semanas hablamos de las denominadas facturas rectificativas, explicamos en qué situaciones tenían que emitirse, qué campos deberían contener, etcétera. No obstante, nos quedaron cuestiones por comentar y eso es lo que vamos a hacer en el presente artículo.
Una cosa que debemos dejar muy claro a Hacienda, cuando emitimos una de estas facturas rectificativas, es especificar la factura errónea que estamos rectificando y explicar debidamente cuáles han sido los motivos que nos han llevado a emprender tal acción.
Para que esto sea posible, la nueva factura tiene que incluir suficientes datos e información para poder identificarla y relacionarla con su predecesora errónea, además, esto se debe poder hacer de forma ágil y clara, sin dar lugar a cualquier tipo de confusión. Pensemos que Hacienda tiene que revisar millones de facturas al año, por tanto es normal que nos exijan un cierto orden y claridad.
¿Por qué tenemos que guardar las facturas rectificativas?
Pero vamos con la principal cuestión que nos ha llevado a escribir este artículo: saber que no debemos tirar las facturas rectificativas que vamos emitiendo, por lo menos durante un cierto tiempo y, eso mismo, es lo que vamos a especificar a continuación.
Según las recomendaciones de la Agencia Tributaria Española, debemos conservar nuestras facturas rectificativas durante una cierta cantidad de tiempo, por si surge cualquier situación en la que la propia Administración tenga que solicitarnos alguna o la totalidad de estas facturas.
Es habitual que Hacienda haga ciertas comprobaciones o consultas pasado un tiempo desde que emitimos cada una de estas facturas, al fin y al cabo, es lógico que todo no se pueda comprobar perfectamente al momento y que se tengan que hacer revisiones más tarde o temprano.
Si Hacienda nos solicita este tipo de documentación y no disponemos de ella, ya sea porque la hemos perdido o porque la hemos eliminado de manera más o menos consciente, tendremos un verdadero problema donde nos enfrentaremos a todo tipo de sanciones legislativas.
¿Cuánto tiempo debemos conservar estas facturas rectificativas?
Todo lo anterior nos lleva a tener que almacenar, en buen estado y de manera ordenada, todas estas facturas durante un cierto tiempo, de manera que se puedan identificar perfectamente todos los datos e información que se aporta en cada una de estas facturas. Deben poder ser consultadas sin problemas y, para ello, es esencial que se pueda identificar su origen de forma precisa y que no quepa dudas con respecto a su validez.
La ley observa diferentes periodos de tiempo para guardar estas facturas rectificativas, según nos situemos en un contexto u otro. Imaginemos que estamos hablando de facturas relacionadas con la adquisición de un producto, un bien o algún tipo de servicio que esté gravado con una cuota de IVA en la que su posible deducción depende de un cierto periodo de regularización. En este caso concreto, la factura rectificativa debería conservarse durante el mencionado periodo de regularización y, una vez finalizado éste, durante cuatro años más.
Ahora pongamos como ejemplo un producto muy de moda últimamente: el conocido como “oro de inversión”. Si nuestras facturas hacen referencia a este producto concreto, las empresas o particulares especificados en dichas facturas deben conservar copia de las mismas durante, al menos, cinco años.
Hay muchísimos ejemplos más pero excede el objetivo de este artículo el verlos todos. Con lo comentado hasta aquí basta para que el lector se haga una idea de lo complejo que es todo el asunto de las facturas rectificativas. En general, todo lo relacionado con facturación requiere de la gestión y supervisión de profesionales especializados y ahí es donde entra en juego nuestra asesoría: Sánchez Mendoza S.L. Contrata nuestros servicios y deja que nosotros nos encarguemos de todo.